Politique de confidentialité

Politique de protection des renseignements personnels

version 2023.08.1 | Dernière modification 18 août 2023.

La protection de votre vie privée est primordiale, c’est pourquoi la Clinique médicale Fémina reconnaît avoir la responsabilité de protéger toutes les informations personnelles et privées de nos employé(e)s et de nos patient(e)s et met à votre disposition une politique de protection à la vie privée relative à la collecte et à l’usage des renseignements personnels, conformément à la loi 25, Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels.

Vous êtes invité(e)s à lire cette politique attentivement, en plus de la consulter régulièrement pour connaître les changements qui pourraient y être apportés.

La présente politique de protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») énonce comment la Clinique médicale Fémina recueille, utilise, communique, conserve et détruit vos renseignements personnels. Pour faciliter la lecture, nous utiliserons les expressions « nous » ou « la clinique » de temps à autre dans la Politique.

Nous pouvons vous fournir de l’information complémentaire relativement au traitement de vos renseignements personnels, dans certains cas, au moment de recueillir vos renseignements personnels. Nous pouvons également obtenir votre consentement spécifique dans certains cas relativement à la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels.

La Politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons, peu importe la manière, que ce soit, par exemple en personne, par téléphone ou via notre site Web.

En acceptant cette Politique ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l’opportunité de consulter la Politique ou tout autre avis complémentaire, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à la Politique.

1 – À propos de nous

Voici nos informations d’identification complètes :

Clinique médicale Fémina – 1265 Berri (bureau 430), Montréal, Qc, H2L 4X4

N’hésitez pas à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour toute question ou commentaire que vous pourriez avoir concernant la Politique, la manière dont nous traitons vos renseignements personnels ou pour exercer vos droits concernant vos renseignements personnels.

Vous pouvez joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel : Dre Gabrielle Décary-Guimond – confidentialite@clinique-femina.com, ou par la poste à l’adresse mentionnée plus haut.

Au sein de notre clinique nous avons attribué les rôles et responsabilités comme suit :

  • Collecte des données d’identification lors de la prise de rendez-vous par le personnel administratif.
  • Accès et numérisation des formulaires et document par personnel administratif.
  • Consultation des formulaires et des dossiers contenant des renseignements personnels par personnel clinique.

Nous formons et sensibilisons les membres de notre personnel et nos professionnels (y compris nos étudiants et nos stagiaires) par le biais des activités suivantes :

  • Rencontre d’équipe annuelle pour sensibiliser le personnel et nos professionnels aux actions prises afin d’assurer la protection des renseignements personnels et de rappeler son importance dans nos pratiques quotidiennes.

2 – Définitions importantes

Dans la Politique, on entend par :

  • « Incident de confidentialité » (i) l’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel; (ii) l’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; (iii) la communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; ou (iv) la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.
  • « Renseignement personnel » tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

3 – Comment allons-nous traiter vos renseignements personnels ?

Comment collectons-nous vos renseignements personnels ?

  • Patientes :
    • Nous collectons vos renseignements personnels via l’inscription au Portail Patient MYLE ainsi que par la complétion d’un questionnaire soit en ligne (disponible sur notre site et transmis via WordPress à notre boîte Outlook) ou papier.
    • Nous pouvons également échanger par courriel ou par SMS.
    • Transmission des demandes/résultats par fax ou SRL-Optilab. Nous pouvons également consulter le DSQ.
    • Données de navigation sur le site Internet.
  • Employées et futures employées :
    • Informations transmises par l’individu de vive-voix, par note manuscrite/imprimée ou par courriel.

Quels sont les renseignements personnels que nous collectons ?

  • Patientes :
    • Nous collectons des données d’identification, de navigation ainsi que des renseignements médicaux.
  • Employées :
    • Données d’identification et données bancaires.
  • Futures employées :
    • Données d’identification.
  • Fournisseurs :
    • Données d’identification et données bancaires.

Auprès de qui collectons-nous vos renseignements personnels ?

  • Nous collectons les renseignements que vous nous fournissez directement et pouvons consulter des résultats disponibles au DSQ (seulement si personnel actif au dossier).

Pourquoi collectons-nous vos renseignements personnels ?

  • Nous collectons ces données pour vérifier l’identité de nos patient(e)s ainsi que pour administrer leur dossier et pour fournir nos services de la façon la plus optimale et sécuritaire, ainsi que pour répondre aux questions et demandes.
  • Nous pouvons également utiliser les renseignements, mais de façon anonyme, à des fins statistiques pour évaluer notre offre de service.
  • Nous utilisons également les renseignements personnels de nos employées afin d’administrer l’horaire, la paie et les documents administratifs.

Qu’arrive-t-il si vous ne consentez pas à la collecte de vos renseignements personnels ?

  • Si vous ne désirez pas remplir le questionnaire en ligne, vous pourrez le remplir de façon manuscrite ici à la clinique. Si vous ne désirez pas remplir le questionnaire de façon manuscrite, vous pourrez répondre verbalement aux questions dont les réponses seront notées dans les notes des professionnel(le)s.
  • Si vous ne consentez pas à vous identifier, il ne sera pas possible de vous offrir des services.

Qui aura accès à vos renseignements personnels ?

  • Le personnel du secrétariat aura accès aux données d’identification et à la section “Documents” du DMÉ ainsi qu’aux échanges courriels.
  • Les autres professionnel(le)s de la santé (conseillère, infirmières, médecins) ont accès aux données d’identification, aux documents, aux résultats ainsi qu’aux notes cliniques. Ils (elles) ne les consultent seulement que si elles/ils doivent interagir avec vous.
  • Certain(e)s professionnel(le)s pourront communiquer avec vous par courriel ou SMS.
  • Seul(e)s la(les) responsable(s) de la paie et les co-gestionnaires auront accès aux données bancaires et au registre de paie de l’ensemble des employé(e)s.

Comment allons-nous partager vos renseignements personnels avec des tiers ?

  • Nous partageons vos informations à des fins de facturation avec la RAMQ (via logiciel de facturation Mediram) ou le CIUSSS Centre-Sud-de-l’île-de-Montréal.
  • Les données de rendez-vous et de contact sont partagées avec le fournisseur de DMÉ pour, entre autres, la confirmation des rdv.
  • S’il y a des enjeux de sécurité ou si dicté par la loi ou les forces de l’ordre : voir point 6.

Pendant combien de temps allons-nous conserver vos renseignements personnels ?

  • Les dossiers papier sont gardés entre 5 et 10 ans.
  • Les données sur le DMÉ seront conservées selon la durée de contrat et selon les dispositions déontologiques du CMQ.

Quels sont les risques liés au traitement de vos renseignements personnels ?

  • Faible risque de fuites de données.
  • Il est important de rappeler que la transmission de renseignements par courrier électronique n’est pas totalement sécurisée. C’est pourquoi il est déconseillé de divulguer par courriel des renseignements personnels. Les messages électroniques sont traités avec les mêmes mesures de confidentialité que le courrier reçu par la poste. Si vous transmettez des renseignements personnels par courriel ou en remplissant un formulaire en ligne non sécurisé, l’équipe de la Clinique médicale Fémina conclura que vous donnez votre consentement et soyez assuré que les membres du personnel de la clinique utiliseront seulement l’information requise pour répondre à votre demande et y donner suite.

Où allons-nous conserver vos renseignements personnels ?

  • Certains renseignements sont conservés de façon « papier » à l’intérieur du secrétariat, où seules les personnes ayant un code peuvent rentrer.
  • Les données d’identification et clinique sont conservées sur les serveurs du dossier médical électronique (DMÉ – MYLE (Medfar)).

4 – Quels produits technologiques utilisons-nous ?

  1. Nom du logiciel : MYLE
    • Nom du fournisseur : MEDFAR
    • Utilité(s) : Dossier médical électronique
    • Calendrier de mises à jour : Régulières
  2. Nom du logiciel : WordPress (et extensions nécessaires – Gravity Form / Complianz / Google Analytic / Google Tag Manager)
    • Nom du fournisseur : Gestion SFR
    • Utilité(s) : Site Internet / données de navigation
    • Calendrier de mises à jour : Annuelle
  3. Nom du logiciel : Microsoft 365 Business Standard
    • Nom du fournisseur : Microsoft
    • Utilité(s) : Communication et travail clérical
    • Calendrier de mises à jour : Dernière – Office 2021
  4. Nom du logiciel : Mediram
    • Nom du fournisseur : Softinfo
    • Utilité(s) : Facturation RAMQ
    • Calendrier de mises à jour : Régulières
  5. Nom du logiciel : Employeur D
    • Nom du fournisseur : Desjardins
    • Utilité(s) : Traitement de paie
    • Calendrier de mises à jour : Régulières

5 – Mesures de sécurité et risques inhérents

Nous suivons les standards de sécurité dans notre secteur d’activités pour protéger les renseignements que nous recueillons et que nous recevons. Plus particulièrement, nous avons mis en place des mesures de protection physiques, techniques, informatiques et administratives appropriées afin de protéger vos renseignements personnels contre un incident de confidentialité.

Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à l’article 1 de la Politique.

6 – Comment et sous quelles conditions allons-nous communiquer vos renseignements personnels à des fins de sécurité publique ou de poursuite des infractions ?

6.1 En cas de risque sérieux de mort ou de blessures graves

Nous pourrons communiquer un renseignement personnel que nous détenons en vue de protéger une personne ou un groupe de personnes lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un risque sérieux de mort ou de blessures graves, lié notamment à une disparition ou à un acte de violence, dont une tentative de suicide, menace cette personne ou ce groupe et que la nature de la menace inspire un sentiment d’urgence.

Les renseignements peuvent alors être communiqués à la ou aux personnes exposées à ce risque, à leur représentant ou à toute personne susceptible de leur porter secours. Seuls les renseignements nécessaires aux fins poursuivies par la communication seront communiqués.

6.2 Forces de l’ordre

Nous pourrons également communiquer un renseignement au Directeur des poursuites criminelles et pénales ou à une personne ou à un groupement chargé de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions aux lois lorsque le renseignement est nécessaire aux fins d’une poursuite pour une infraction à une loi applicable au Québec.

Finalement, nous pourrons communiquer un renseignement à un corps de police lorsqu’il est nécessaire à la planification ou à l’exécution d’une intervention adaptée aux caractéristiques d’une personne ou de la situation, dans l’un ou l’autre des cas suivants: 1° le corps de police intervient, à notre demande, pour nous apporter de l’aide ou du soutien dans le cadre des services que nous fournissons à une personne; 2° nous agissions en concertation ou en partenariat avec le corps de police dans le cadre de pratiques mixtes d’interventions psychosociales et policières.

7 – Vos renseignements personnels sont-ils transférés à l’extérieur du Québec ?

Vos renseignements personnels ne seront pas transférés à l’extérieur du Québec.

8 – Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels ?

La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Vous disposez notamment des droits suivants :

  • Accès : le droit de demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous et, le cas échéant, de demander d’avoir accès à ces renseignements personnels.
  • Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons.
  • Retrait du consentement : le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels détenus.
  • Restriction ou refus d’accès : le droit de demander qu’un intervenant particulier ou qui appartient à une catégorie d’intervenants indiquée ne puisse avoir accès à un ou à plusieurs renseignements que vous aurez identifiés.
  • Plainte : le droit de formuler une plainte adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels tel qu’identifié à l’article 1 en lien avec cette Politique ou de déposer une plainte auprès de la Commission de l’accès à l’information du Québec si vous croyez qu’une infraction aux lois sur la protection des renseignements personnels a été commise. Pour porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information (Québec), veuillez utiliser le formulaire approprié disponible à l’adresse suivante : Pour les citoyens | Commission d’accès à l’information du Québec (gouv.qc.ca)
  • Portabilité : Vous avez le droit de demander que vos renseignements personnels vous soient communiqués ou qu’ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels la manière indiquée à l’article 1 de la présente Politique.

9 – Comment utilisons-nous les témoins de navigation ?

Dès que vous accédez au site de la clinique médicale Fémina, votre ordinateur et le serveur du site échangent automatiquement des renseignements. Cependant, cet échange ne permet pas de vous identifier personnellement, sans que vous ayez à intervenir. Les renseignements échangés sont :

  • le nom de domaine;
  • l’adresse IP qui pourrait permettre à un fournisseur Internet de divulguer l’identité de la personne qui y est associée;
  • le type de navigateur et de système d’exploitation que vous utilisez;
  • les pages que vous visitez;
  • la date et l’heure auxquelles vous accédez à ces pages;
  • l’adresse du site référent à partir duquel vous avez atteint notre site .

Le site recueille ces renseignements en raison des exigences technologiques inhérentes à la navigation sur Internet. En effet, le serveur en a besoin pour vous transmettre des fichiers compatibles avec l’équipement informatique que vous utilisez. Soyez cependant assuré qu’en aucun cas ces exigences ne permettront de vous identifier.

Les renseignements sont conservés et utilisés à des fins statistiques. Ils servent à comptabiliser le nombre de visites, les pages les plus fréquentées, la technologie utilisée par ces visiteurs, les sites référents et le pays d’origine des visiteurs. En aucun cas ils ne servent à dresser des listes d’utilisateurs.

Aucune utilisation commerciale n’est faite de toute donnée recueillie par la Clinique médicale Fémina.

10 – Sites de tiers

Cette politique ne s’applique pas aux sites web, aux pages ou aux applications de tiers auxquels il est possible d’accéder via nos services et nous ne sommes pas responsables à l’égard de tels services tiers.

Si vous suivez de tels liens, ces sites ou services tiers auront probablement leurs propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre vos renseignements personnels.

11 – Décisions entièrement automatisées

Ne s’applique pas.

12 – Technologies d’identification, de profilage, ou localisation

Des données sont recueillies afin d’évaluer la performance, mais ne contiennent pas de données personnelles. Elles visent à identifier quels mot-clics mènent à notre site, sur quel genre d’appareil les gens consultent notre site, combien d’appels ou de consultation du site sont faits à partir de notre fiche entreprise.

13 – Vos responsabilités d’utilisateur

Pour bénéficier d’une sécurité maximale, il est conseillé :

  • d’utiliser la version la plus récente d’un navigateur conforme aux exigences de sécurité;
  • d’effacer la mémoire cache de votre ordinateur après avoir transmis vos données;
  • de garder vos données d’identification, votre code d’accès et votre mot de passe confidentiels (le site ne peut en aucun cas être tenu responsable d’un usage non autorisé de ceux-ci. Si leur confidentialité venait à être compromise, veuillez en aviser immédiatement les administrateurs du site pour éviter une utilisation frauduleuse de votre identité).

14 – Comment mettons-nous à jour la présente Politique sur la protection des renseignements personnels ?

Nous pourrons, de temps à autre, modifier la Politique afin de refléter les changements dans nos processus d’affaires ou dans la loi. Pour en savoir plus sur la loi 25, consulter le site du Gouvernement du Québec.

Conditions d’utilisation

En accédant et en naviguant sur le site web de la Clinique médicale Fémina, vous acceptez les modalités et conditions d’utilisation qui s’y trouvent.  Si telle n’est pas votre intention, veuillez quitter notre site internet.
Nous nous réservons le droit de modifier en tout temps et sans préavis les présentes “Conditions d’utilisation”. La date de la dernière mise à jour des “Conditions d’utilisation” est inscrite au bas de cette page.

Description et utilisation des services

Le site de la Clinique médicale Fémina regroupe des informations sur les services offerts à la clinique ainsi que des références pour un usage personnel, et non commercial.
L’information présentée sur ce site, destinée au grand public, est légitime, fournie à titre strictement indicatif et est mise à jour le plus régulièrement possible. Les renseignements disponibles sur le site sont choisis avec prudence et diligence, mais le site n’est toutefois pas à l’abri d’erreurs. L’information contenue sur ce site ne remplace, en aucun cas, les diagnostics, évaluations, traitements et suivis par un professionnel de la santé. Si vous avez besoin d’aide ou de renseignements complémentaires, vous êtes invités à consulter votre médecin ou téléphoner au centre de santé et de services sociaux de votre territoire. En cas d’urgence, composez le 911 ou rendez-vous à l’hôpital le plus proche.
La Clinique médicale Fémina, ni ses employés ou ses administrateurs ne peuvent être tenus responsables des conséquences découlant de l’interprétation des données affichées sur son site. Il est destiné à donner de l’information et non des conseils de santé.

Avis de non-responsabilité

Aucun employé, dirigeant ou administrateur de la Clinique médicale Fémina ne peut être tenu responsable de l’information contenue dans le site, des hyperliens qui y mènent ou de toutes autres actions entreprises à la suite de la lecture d’informations contenues sur le site.

Témoignages

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Les présentes Conditions d’utilisation ainsi que la Politique de confidentialité de la Clinique médicale Fémina sont régies et interprétées en vertu des lois en vigueur dans la province de Québec et les lois du Canada qui y sont applicables.
Dernière mise à jour : août 2023